In het Kenniskaleidoscoop-artikel bespreken Gijs Brouwers en Henk-Jan Hoekjen drie wetenschappelijke onderzoeken van het CFPB – gepresenteerd tijdens de Transdisciplinary Workplace Research (TWR)-conferentie 2026 in Zürich – naar het organiseren van hybride werken. Organisaties zoeken naar manieren om samenwerking en kennisuitwisseling te bevorderen en hun kantoorruimte efficiënter te benutten. Een verplicht aantal kantoordagen lijkt hiervoor een oplossing, maar de onderzoeken laten zien dat fysieke aanwezigheid op zichzelf onvoldoende is.
Aanwezigheidsplicht
Het eerste onderzoek vergelijkt twee Nederlandse publieke organisaties, waarvan één een aanwezigheidsplicht van minimaal twee kantoordagen invoerde. Deze verplichting leidt tot een beperkte toename van de aanwezigheid. Factoren als reistijd en het hebben van een leidinggevende functie hangen echter sterker samen met de locatiekeuze. Bovendien verandert de invulling van de kantoordag nauwelijks. Medewerkers blijven vergelijkbare combinaties van individueel werk, samenwerking en overleg uitvoeren. Een aanwezigheidsplicht leidt dus niet automatisch tot betere samenwerking.
Regulering
Het tweede onderzoek richt zich op het gezamenlijk gebruik van kantoorruimte. Hierbij worden drie vormen van regulering vergeleken: ruimtelijke zonering, roostering en een combinatie daarvan. De onderzoekers vinden geen betekenisvolle verschillen in werkplektevredenheid tussen deze vormen. De tevredenheid hangt vooral samen met de ervaren kwaliteit van de afspraken. Medewerkers waarderen hun werkomgeving positiever wanneer afspraken zorgen voor een werkbaar, eerlijk en voorspelbaar gebruik van gedeelde ruimtes.
Kloof
Het derde onderzoek laat zien dat er vaak een kloof bestaat tussen formele afspraken en het daadwerkelijke werkplekgebruik. Hiervoor worden drie oorzaken onderscheiden: het ontbreken van een gedeeld begrip door inconsistente communicatie, onvoldoende praktische ondersteuning en gebrekkige naleving van afspraken. Hierdoor blijven oude routines bestaan en ontstaan onzekerheid, inconsistent gedrag en verminderde samenwerking.
Conclusie
De onderzoeken maken duidelijk dat return-to-officebeleid geen eenvoudige oplossing is voor de uitdagingen van hybride werken. Niet alleen de aanwezigheid op kantoor, maar vooral de organisatie van het werk en het gebruik van de werkomgeving bepalen de effectiviteit. Succesvol hybride werken vraagt om duidelijke doelen, passende werkomgevingen en afspraken die zorgvuldig worden geïmplementeerd, ondersteund, nageleefd en geborgd.
